Reducción del riesgo operativo gracias a la tecnología de tesorería basada en la nube


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    Sector
    Educación Superior
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    Northeast, USA
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    $12b

Importante universidad privada de investigación se replantea su enfoque de la tesorería para aumentar la eficiencia y protegerse frente a pérdidas

Nota: El cliente de este caso de estudio no podía hacer público su nombre por política de la universidad, pero el tesorero adjunto accedió a compartir su historia de éxito de manera anónima.

El cliente es una emblemática universidad privada del noreste con más de
30 000 estudiantes de licenciaturas y estudios de posgrado, repartidos en una docena de las principales ciudades de todo el mundo. La universidad dispone de una dotación multimillonaria y está estrechamente asociada con un famoso centro médico. Con el fin de funcionar con la máxima eficiencia, la universidad necesita implantar los niveles más altos de seguridad, cumplimiento y eficiencia para gestionar correctamente sus flujos globales de efectivo y cumplir con sus obligaciones.

Exceso de dependencia en procesos tradicionales

Cuando llegó al campus por primera vez, el tesorero adjunto de la universidad sabía que debía realizar algunos cambios estratégicos para mantener esos altos niveles. En ese momento, el personal de tesorería se basaba en dos herramientas básicas —hojas de cálculo y portales de bancos— para registrar sus posiciones de efectivo diarias a través de diversos bancos mundiales. Los miembros de la tesorería empleaban muchas horas cada mañana en esta tarea, lo cual no era solo poco eficiente, sino que suponía un riesgo operativo por la posible introducción de errores manualmente y por el «riesgo de persona clave», donde solo una o dos personas podían comprender la masiva cantidad de hojas de cálculo del departamento.

En su evaluación inicial de las operaciones de tesorería de la universidad, el tesorero adjunto quería mantenerse a la vanguardia en otra cuestión: la posible exposición a las crecientes amenazas de fraude y cibercrimen. Tanto él como la universidad perseguían mejorar los controles financieros de toda la organización para protegerse del fraude interno y externo; todo, desde estafas por correo electrónico de la empresa y «spear-phishing» (accesos no autorizados a datos confidenciales mediante el correo electrónico) que comprometiera las cuentas bancarias. Por último, con el huracán Sandy de 2012 como recordatorio de la destrucción que los desastres naturales imprevistos puede desatar, el tesorero adjunto deseaba mejorar y comprobar su plan de continuidad del negocio.

Simplificación basada en la nube

Como consultor de gestión que había sido anteriormente, el tesorero adjunto estaba al tanto de todo lo relativo a los procesos y procedimientos; así como a la importancia de la tecnología para la plantilla moderna. Pero… ¿qué tecnología podría proporcionar los mejores resultados? Tenía claro que quería una solución sencilla, basada en la nube y fácil de utilizar, que pudiera resolver varias actividades a la vez y que le ayudará a dirigir una organización más eficiente y segura. Tras una exhaustiva revisión del RFP y hablar con compañeros, el tesorero eligió Kyriba por su enfoque simplificado, su capacidad para centralizar operaciones a nivel mundial y por la profundidad de las funciones integradas que podrían ampliarse en consonancia con las necesidades del departamento. Le gustó también la sólida presencia de Kyriba en el mercado de la educación, con clientes como la Universidad de Notre Dame, la Universidad de Columbia, la Universidad Johns Hopkins y muchas otras más.

Mayor eficiencia, menor riesgo operativo

La universidad implantó varios módulos de Kyriba en cuestión de meses: gestión de tesorería, previsión de efectivo y análisis de comisiones bancarias. La plataforma para gestión de tesorería basada en la nube fue un éxito inmediato, ya que permitió al personal de tesorería automatizar rápidamente la recopilación diaria de posiciones cada mañana en más de cuatro bancos de todo el mundo. Esto incrementó la eficiencia el doble, lo cual contribuyó a disponer de previsiones de tesorería más precisas y puntuales al mismo tiempo que permitía que los miembros del equipo emplearan más tiempo en iniciativas estratégicas y análisis de desviaciones. Además, la universidad está ahora bien posicionada para asumir las funciones de tesorería de dos campus en el extranjero gracias a la capacidad de centralizar las operaciones en una única aplicación en la nube. Entretanto, las funciones de análisis de comisiones bancarias permitieron que el departamento de tesorería identificara y eliminara fácilmente los servicios bancarios redundantes, con el consiguiente ahorro de 65 000 USD al año en comisiones.

Sin embargo, el mayor beneficio fue reducir el riesgo operativo y mejorar el plan de continuidad del negocio. Mediante la automatización basada en la nube y los sólidos controles, la universidad pudo reducir los posibles errores manuales, minimizar la amenaza del riesgo de persona clave y mejorar considerablemente la detección y prevención de fraudes. Se crea una copia de seguridad de la información de manera automática para reducir el riesgo de pérdida de datos y la universidad utiliza la autenticación multifactorial y las funciones de filtrado de IP para fortalecer los controles de acceso al sistema. En total, gracias al uso de la tecnología y los procesos inteligentes, el tesorero adjunto estima que la universidad ha reducido, como mínimo, cinco veces el riesgo operativo; al mismo tiempo que aporta mayor tranquilidad al equipo directivo sénior.

«Los controles financieros son sumamente importantes para proteger las funciones de tesorería ante actividades fraudulentas», comenta el tesorero adjunto. «Kyriba nos hace mucho más seguros y eficientes, de manera que podemos cumplir con nuestras obligaciones y nos ayuda a impulsar el crecimiento global».

 

 

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